Christian Cleva
Che tu stia iniziando una nuova attività, o facendo il rebranding della tua organizzazione, configurare in modo corretto gli indirizzi e-mail aziendali è un passo importante che la tua organizzazione intraprenderà nella definizione di una piattaforma di comunicazione professionale.
Dovrai rispondere alle richieste dei clienti, comunicare con venditori e fornitori, inviare messaggi di marketing per condividere in modo efficace il tuo brand ed i tuoi prodotti con il tuo pubblico. Oltre alla professionalità associata a un nome di dominio personalizzato, gli account di posta elettronica aziendale devono essere in grado di passare con successo attraverso i filtri antispam, trasmettere informazioni in modo sicuro e essere disponibili in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo.
Per fortuna, l’hosting di posta elettronica è spesso integrato con il tuo account di web hosting , rendendo l’installazione ancora più semplice.
Con questo articolo proviamo a distillare il processo in soli tre passaggi, e raccomandare i prodotti e i provider che si assicureranno che i tuoi messaggi siano recapitati con successo.
1. Ottieni dominio ed hosting professionali
La prima impressione conta: Non andresti in un colloquio di lavoro con il pigiama, giusto? La stessa teoria vale per il tuo sito, ed anche il tuo indirizzo email. Un nome di dominio scelto con cognizione crea credibilità al tuo brand, ed al tuo sito web. Specie considerato che dominio e servizio di posta elettronica sono quasi sempre inclusi nei piani di hosting web.
Se disponi già di un sito Web, verifica con il tuo provider di hosting le opzioni di posta elettronica. Se, invece, stai partendo da zero, contattaci, raccontaci le tue esigenze, e prepareremo un progetto personalizzato.
2. impostare gli indirizzi e-mail e le caselle di posta
La maggior parte degli hosting provider accompagnerà i clienti attraverso il processo di configurazione della posta elettronica, attraverso il portale di gestione degli account, con strumenti incredibilmente facili da utilizzare, supportati da assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ed articoli della knowledge base.
Ma, come scegliere gli account da configurare in ambito aziendale?
Nonostante i progressi della chat, della videoconferenza e di altri metodi di comunicazione elettronica, l’e-mail rimane il mezzo più comunemente accettato e utilizzato per coordinarsi con colleghi e clienti in un contesto aziendale.
Ogni giorno vengono inviate dalle aziende 139,4 miliardi di e-mail, secondo uno studio della società di ricerche di mercato Radicati Group: ciascuno di noi interagisce in media con 121 messaggi al giorno.
Dato che l’e-mail rappresenta un mezzo così importante per la tua organizzazione, dovrai assicurarti di utilizzare un tono professionale durante la configurazione degli account e delle convenzioni per la denominazione degli stessi. Esattamente come faresti quando crei un nome di dominio o un marchio, ti consigliamo di dare la priorità agli indirizzi email brevi, semplici da ricordare.
Per te, per i tuoi collaboratori, per i tuoi dipendenti, specifica quale combinazione di nomi o iniziali devono essere utilizzati, ed applica queste regole con coerenza, evitando account come cAnDyGRL23@domain.com.
Inoltre, non dimenticare gli account che si riferiscono ad interi reparti o ambiti, ai quali accedono anche più persone. La creazione di account support, billing, media, ecc. implica un organizzazione precisa anche dei contenuti trasmessi.
3. connessione da client su pc e smartphone
Ora che hai una casella di posta elettronica attiva, che ne dici di vedere effettivamente i messaggi che ricevi in un modo intuitivo, ed attivare notifiche di ricezione nuovi messaggi?
Indipendentemente dal servizio di hosting e-mail che si è deciso di attivare, all’interno dell’area di gestione degli account del provider sarai indirizzato alle informazioni pertinenti necessarie per ottenere accesso agli account dal tuo browser Web, app iPhone, client su Windows o qualsiasi altro dispositivo in grado di recuperare e visualizzare le tue e-mail.
Qual’è la migliore piattaforma di posta elettronica?
Chiedere quale sia la migliore piattaforma di posta elettronica da utilizzare per la propria azienda è un po’ come chiedere “qual è il miglior tipo di scarpe?”: in generale, misuriamo la qualità delle piattaforme di hosting della posta elettronica attraverso tre criteri: sicurezza, protocolli e strumenti di produttività.
Sicurezza: il tuo account di posta elettronica viene fornito con un robusto ma flessibile filtro antispam? E la protezione da virus o malware? Fra le caratteristiche da ricercare ci sono anche: garanzia di uptime elevata (C2 Creative Lab, sui suoi server, riesce a garantire un uptime del 99,95% su base mensile), il controllo dei contenuti e delle immagini, e la crittografia dei dati.
Protocolli: SMTP sta per Simple Mail Transfer Protocol ed è il protocollo mediante il quale i vari server si scambiano i messaggi di posta elettronica. POP3, o Post Office Protocol 3, ed IMAP, o Internet Message Access Protocol, sono i protocolli che consentono agli utenti di accedere ai messaggi da qualunque client. Gli hosting provider di e-mail aziendali più affidabili dovrebbero supportare entrambi i metodi di consegna, è comunque bene, prima di acquistare un servizio, assicurarti sia così
Strumenti di produttività: con piattaforme commerciali come G Suite e Office 365 , le e-mail stanno rappresentando, sempre di più, solo parte di servizi più complessi: specialmente per le aziende, i client e-mail si sono arricchiti di componenti utili per tenere traccia di contatti, calendari e collaborazione su vari documenti, fogli di calcolo e pubblicazioni.
